Digitalizacja dokumentów – od czego zacząć?

Dokumenty w formie papierowej coraz częściej są zastępowane przez ich cyfrowe odpowiedniki. Księgowa nie musi już wertować stosu segregatorów, a pracownik działu sprzedaży ślęczeć nad teczkami z umowami podpisywanymi przez klientów. Nowoczesna firma inwestuje obecnie w digitalizację dokumentów.

Dlaczego warto postawić na digitalizację dokumentów?

Drukowanie faktur, umów, zaświadczeń i innych firmowych dokumentów to proces, który nie tylko pochłania cenny czas, ale także generuje olbrzymie koszty związane z koniecznością zakupu i serwisowania urządzeń oraz materiałów eksploatacyjnych. Duże koszty niesie też ze sobą samo przechowywanie papierowych dokumentów, w tym celu trzeba wynająć odpowiednią powierzchnię w archiwum lub wykorzystać własne zasoby lokalowe. Nie każdy przedsiębiorca może sobie na to pozwolić, a wiele firm chce również zoptymalizować koszty związane z prowadzeniem działalności. Co prawda wielu kosztów związanych z archiwizowaniem papierowych dokumentów nie możemy uniknąć, jednak konwertowanie faktur czy umów na formę elektroniczną usprawnia i przyspiesza pracę wielu działów, a także umożliwia zdalny dostęp do dokumentów. Kolejną zaletą digitalizacji papierów jest kontrolowanie dostępu do wybranych umów, faktur czy dokumentów płacowych. Przechowywane na dysku lub serwerze informacje dotyczące kadr mogą być udostępniane wyłącznie pracownikom działu HR, a faktury sprzedażowe widzi jedynie księgowa.

Masowe skanowanie i digitalizacja dokumentów
Skanowanie i digitalizacja dokumentów (źródło: www.rhenus-data.pl)

Digitalizacja na własną rękę

Przedsiębiorstwa chcące przenieść papierowe dokumenty do formatu cyfrowego mogą zdecydować się na dwa rozwiązania. Jednym z nich jest samodzielna digitalizacja, która odbywa się w niewielkich firmach, zazwyczaj należących do sektora małych i średnich przedsiębiorstw. Firmy, które nie zatrudniają wielu pracowników i nie prowadzą zakrojonej na szeroką skalę działalności, mogą skorzystać z narzędzi do elektronicznego obiegu dokumentów lub po prostu pojedynczo skanować faktury, rachunki, umowy i inne firmowe akta. Na rynku istnieje wiele profesjonalnych urządzeń do archiwizacji dokumentów, które pozwalają drukować specjalne etykietki z kodem. To rozwiązanie sprawdza się jednak w przypadku firm, które chcą na bieżąco skanować dokumenty. A co z dużymi przedsiębiorstwami, które chcą digitalizować również duże zasoby archiwalnych akt?

Jak przebiega digitalizacja wykonywana przez zewnętrzną firmę?

W takiej sytuacji warto zdecydować się na pomoc profesjonalnych podmiotów, które na życzenie klientów przeprowadzają kompleksowy audyt określający potrzeby dokumentacyjne. Dzięki zdecydowaniu się na pomoc fachowców nie musimy już angażować do skanowania dokumentów pracowników firmy, którzy mogą zająć się swoimi obowiązkami. Zewnętrzne podmioty oferujące usługę digitalizacji firmowych papierów działają szybko i sprawnie, a także w żaden sposób nie zaburzają funkcjonowania przedsiębiorstwa.