Faktury w jednym programie, stany magazynowe w drugim, grafiki pracowników w arkuszu kalkulacyjnym. W wielu firmach dane o sprzedaży, zakupach, finansach i kadrach powstają w osobnych narzędziach, a ich zestawienie wymaga ręcznego przepisywania i uzgadniania wersji. Im większa organizacja, tym więcej czasu pochłania samo szukanie informacji – zanim ktokolwiek zacznie je analizować.

Ten problem rozwiązuje system ERP, który łączy obszary działalności przedsiębiorstwa we wspólnym środowisku. Przykładem jest Teta ERP – rozwiązanie rozwijane przez Unit4 Polska z myślą o polskich realiach prawnych i podatkowych. Chcesz wiedzieć, jak ERP działa w praktyce i na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu? Czytaj dalej.

Czym jest system ERP i jakie obszary obejmuje?

ERP (ang. Enterprise Resource Planning) to oprogramowanie do planowania zasobów przedsiębiorstwa. Integruje dane i procesy z różnych działów, automatyzuje powtarzalne zadania i dostarcza informacji potrzebnych do bieżącego kierowania firmą. W zależności od konfiguracji system ERP obejmuje m.in.:

• finanse i księgowość,
• kadry i płace,
• sprzedaż i zakupy,
• gospodarkę magazynową i logistykę,
• produkcję oraz zarządzanie projektami.

Zakres wdrożenia zależy od wielkości organizacji i specyfiki jej działalności, a z systemu korzystają zarówno działy administracyjne, jak i zarząd.

Jedno źródło danych dla całej firmy

Największa wartość systemu ERP wynika z połączenia procesów, które bez wspólnego systemu toczą się równolegle i bez kontaktu ze sobą. Dane wprowadzone raz – na przykład przy rejestracji zamówienia – trafiają od razu do sprzedaży, magazynu i księgowości. Informacje o sprzedaży zasilają planowanie finansowe, dane kadrowe wspierają analizę kosztów, a zakupy i zapasy łączą się z procesami logistycznymi.

Pracownicy korzystają z jednej, spójnej wersji danych, a kierownictwo szybciej sprawdza, co dzieje się w poszczególnych obszarach organizacji. Ogranicza to ręczne przepisywanie informacji między programami i związane z nim pomyłki. Ma to szczególne znaczenie w średnich i dużych firmach, w których procesów i zależności między nimi jest najwięcej.

Co system ERP automatyzuje w codziennej pracy?

System ERP przejmuje czynności, które dotąd wymagały ręcznej obsługi: obieg dokumentów, przygotowywanie zestawień, procesy zakupowe, fakturowanie czy przekazywanie danych między modułami. Automatyzacja skraca czas realizacji zadań i ogranicza ryzyko błędów, ale nie zastępuje ludzi. Odciąża zespoły od pracy, która nie wymaga analizy, i pozwala im skupić się na obsłudze klientów czy rozwoju firmy.

Dobrze widać to w finansach. W Teta ERP od Unit4 dokumenty źródłowe są dekretowane automatycznie, a sprawozdania finansowe generują się bez ręcznego zestawiania danych i trafiają elektronicznie do KRS. Faktury i wnioski zakupowe przechodzą przez skonfigurowane ścieżki akceptacji, a integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) obejmuje zarówno sprzedaż, jak i zakupy. System automatycznie generuje też pliki JPK i weryfikuje rachunki kontrahentów na Białej liście podatników VAT.

Decyzje oparte na danych, nie na intuicji

System ERP to także źródło wiedzy dla kadry zarządzającej. Raporty dotyczące finansów, sprzedaży, kosztów, projektów czy wykorzystania zasobów pokazują sytuację firmy na podstawie danych z wielu obszarów jednocześnie. Menedżerowie analizują wyniki poszczególnych procesów, kontrolują realizację planów i trafniej oceniają wykorzystanie zasobów. W ten sposób ERP przestaje być wyłącznie narzędziem operacyjnym i staje się wsparciem w podejmowaniu decyzji biznesowych.

Jak wybrać system ERP, który nadąży za rozwojem firmy?

Przy wyborze rozwiązania liczą się nie tylko funkcje potrzebne dziś, lecz także gotowość systemu na zmiany. Firma zatrudnia nowych pracowników, otwiera oddziały, rozszerza działalność i wprowadza kolejne procesy – oprogramowanie musi za tym nadążać. Na etapie wyboru znaczenie mają przede wszystkim:

• modułowość – rozbudowa o kolejne obszary bez wymiany całego systemu,
• otwartość na integracje – połączenie z narzędziami, z których firma już korzysta,
• model dostępu – wybór między chmurą a instalacją na własnych serwerach,
• zgodność z lokalnymi przepisami – obsługa krajowych wymogów podatkowych i sprawozdawczych.

Tak zbudowany jest m.in. Teta ERP. System ma budowę modułową, integruje się z oprogramowaniem innych dostawców, a Unit4 udostępnia go w dwóch modelach: SaaS, z utrzymaniem na serwerach Unit4 Polska, oraz on-premise, z instalacją na serwerach klienta.

Uporządkuj procesy w swojej firmie z Unit4 Teta

Wdrożenie systemu ERP to jeden z filarów cyfryzacji przedsiębiorstwa. Centralizacja danych, automatyzacja i integracja działów porządkują codzienną pracę i zwiększają przejrzystość organizacji – pod warunkiem, że rozwiązanie odpowiada rzeczywistym procesom i potrzebom firmy.

Planujesz uporządkować procesy i lepiej wykorzystywać dane w zarządzaniu? Sprawdź możliwości Teta ERP od Unit4. System obejmuje finanse i księgowość, logistykę, produkcję oraz obszar HR, a producent przygotował rozwiązania dla usług, produkcji, handlu i dystrybucji, a także edukacji i sektora publicznego. Skontaktuj się z Unit4 i dobierz konfigurację do skali oraz specyfiki swojej firmy.