Łatwość obsługi, automatyzacja a może estetyczny szablon dokumentu? Wskażmy najważniejsze cechy dobrego oprogramowania do faktur i zastanówmy się, czy warto wybierać programy darmowe.
Wystawianie faktur, potwierdzających sprzedaż produktów lub usług, to obowiązek każdego przedsiębiorcy. Niezależnie od ilości wystawianych dokumentów, znakomita większość firm korzysta z nowoczesnego oprogramowania do faktur. Największą zaletą tego typu programów jest możliwość zautomatyzowania czynności takich jak: zbieranie danych kontrahentów, wystawianie faktur zbiorczych czy wysyłanie e-faktur. Większość programów do fakturowania posiada podobne funkcje. Warto jednak – biorąc pod uwagę m.in. specyfikę działalności naszej firmy – wziąć pod uwagę te cechy programu, które mogą okazać się najbardziej korzystne.
Cechy dobrego programu do faktur
Aktualność i intuicyjna obsługa – to dwie, kluczowe cechy, wymagane od dobrego programu do faktur. Praca w programie przestarzałym, niezgodnym z obowiązującym prawem podatkowym (np. w odniesieniu do zawartości faktur) może zakończyć się upomnieniem skarbowym a w szczególnych przypadkach grzywną za nierzetelne wystawienie dokumentu. Przed zakupem programu warto upewnić się, że producent daje gwarancję darmowych aktualizacji swojego produktu.
Intuicyjna obsługa to kolejna, istotna cecha, którą powinno charakteryzować się każde oprogramowanie, przeznaczone dla firm. Program zbyt skomplikowany, nieresponsywny, łatwo ulegającym awariom, może skutecznie zaszkodzić naszej działalności. W jaki sposób? Wystarczy wyobrazić sobie sytuację, w której – na skutek awarii programu – tracimy dostęp do zarchiwizowanych faktur lub danych kontrahentów.
Niezależnie od typu i zakresu działalności, warto korzystać z oprogramowania, umożliwiającego wystawianie różnych typów faktur (pro forma, faktury zaliczkowe, odwrotne obciążenie, wersje dwujęzyczne, opcje dla różnych walut itp.). Im więcej możliwości, tym większy komfort wystawiającego faktury. Nowoczesny program powinien także posiadać rozbudowany system CRM, pozwalający m.in. na szybkie wyszukiwanie dowolnego kontrahenta i wygodne wystawianie faktur miesięcznych.
Czy warto korzystać z darmowych programów do fakturowania?
Istnieje wiele wersji ciekawych, darmowych programów do faktur. Większość z nich ma jednak dość istotną wadę – brak dostępu do pełnego zestawu dokumentów. Darmowe oprogramowanie może zatem sprawdzić się w przypadku jednoosobowych działalności lub firm wystawiających średnio kilka faktur miesięcznie. W pozostałych przypadkach warto zainwestować w profesjonalne (niekoniecznie drogie) oprogramowanie do faktur. Jaki produkt wybrać? Większość producentów oprogramowania dla firm umożliwia użytkownikom darmowe przetestowanie produktu przez określony czas (zazwyczaj ok. 30 dni). Po tym okresie – jeżeli program odpowiada naszym wymaganiom – możemy wykupić licencję lub dostęp do platformy on-line.
Pamiętajmy też o tym, że bezpieczny program to nie tylko łatwość obsługi, ale i gwarancja integralności wystawianych faktur (szyfrowanie, bezpieczeństwo danych i wysyłki w trybie on-line).