Specyfika prac biurowych wymaga zaopatrzenia pomieszczeń w odpowiednie akcesoria oraz funkcjonalne meble. Zarówno długotrwała praca przy komputerze, jak i prawidłowy obieg dokumentów wymaga od nas odpowiedniej organizacji pomieszczeń biurowych. Przyjrzyjmy się pięciu podstawowym elementom, których nie powinno zabraknąć w żadnym biurze.

1. Jaki model biurka do biura wybrać?

To bez wątpienia mebel numer 1, jeśli chodzi o wyposażenie każdego biura. Blat, przy którym pracujemy każdego dnia powinien mieć taką szerokość, aby swobodnie zmieścił się na nim komputer stacjonarny czy laptop. Oprócz tego na naszym biurku, powinnyśmy bez problemu ustawić akcesoria komputerowe (mysz i podkładkę pod myszkę, organizer, głośniki, klawiaturę, ew. monitor) oraz chociażby telefon, kubek czy notatnik. Wszystko w odpowiednich odległościach, aby zapobiec przyjmowaniu wymuszonej i niewygodnej postawy naszego ciała podczas wykonywania codziennych czynności. Nie warto więc wybierać bardzo wąskich blatów. Starajmy się raczej odnaleźć takie biurko, które będzie dodatkowo wyposażone w szufladę i szafkę. Zawsze będzie można włożyć do nich przedmioty osobiste. Jednocześnie pod biurkiem nie może zabraknąć przestrzeni na wygodne ułożenie nóg. Dla wysokiej osoby warto wybrać biurko z nieco wyżej osadzonym blatem, bez szuflad i wysuwanej podpórki na klawiaturę. Dobrze także zwrócić uwagę, czy tylna ścianka biurka ma specjalne otwory umożliwiające poprowadzenie okablowania.

2. Na co zwrócić uwagę podczas wyboru fotela?

Krzesło biurowe powinno mieć regulowaną wysokość siedziska, odchylane oparcie oraz wygodne podłokietniki. Najpopularniejsze są czarne fotele obrotowe. Jeśli jednak interesuje nas fotel na kółkach, najlepiej przy zakupie sprawdzić, czy każde z nich prawidłowo się obraca i czy nie rysują one podłogi. Do biur, w których będziemy przyjmować ważnych klientów, najlepiej wybrać eleganckie fotele z czarnym, skórzanym obiciem. Warto jednak wziąć pod uwagę, że taki materiał nie będzie sprawdzał się latem. Podczas długotrwałej pracy przy komputerze w nieco wyższej temperaturze, ciało może nieprzyjemnie przyklejać się do tapicerki.

3. Organizer na akcesoria biurowe. Klasyczny czy wyszukany?

Elementem, który musi znajdować się w każdym biurze jest też bez wątpienia niezbędnik na przybory do pisania i inne artykuły biurowe. Dzięki niemu, wszystkie potrzebne drobiazgi znajdą się pod ręką, w jednym miejscu. Przegródki o różnych rozmiarach pozwolą przechowywać w organizerze zarówno długopisy, ołówki jak i zszywacz, nożyczki czy taśmę klejącą. Wygląd niezbędnika najlepiej dopasować kolorystycznie do innych elementów wyposażenia biura i charakteru naszej pracy. W biurze rachunkowym najczęściej spotykamy czarne, klasyczne organizery, ale już np. w agencjach reklamowych można sobie pozwolić na niezbędniki o bardziej wyszukanych wzorach i kolorach. W asortymencie znanych producentów znajdziemy również przezroczyste organizery. Oprócz tego, warto zaopatrzyć się również biurowe półki czy też szufladki na dokumenty.

4. Jaką szafę do biura wybrać?

Przy wyborze mebli do przechowywania dokumentacji, zastanówmy się, czy będziemy w nich trzymać ważne oraz poufne dokumenty firmowe. Jeśli tak, warto wybrać szafy biurowe zamykane na zamek. Jeśli zależy nam na jeszcze większym bezpieczeństwie, dobrym wyborem będzie biurowa szafa ogniotrwała, która dodatkowo zabezpieczy naszą dokumentację i nośniki magnetyczne w razie pożaru.

5. Dlaczego warto przechowywać dokumenty w segregatorach?

Najpopularniejszym artykułem papierniczym do przechowywania i organizacji dokumentów firmowych są segregatory. Wpinaną do nich na bieżąco dokumentację można w każdej chwili  przeorganizować w sposób alfabetyczny bądź też chronologiczny. Dodatkowe zastosowanie foliowych koszulek na akta, zabezpieczy wszystkie umowy i faktury przez zniszczeniem czy zakurzeniem. Poszczególne pliki dokumentów wpiętych do segregatora można oddzielić specjalnymi tekturowymi zakładkami, aby szybciej i bez stresu odnaleźć to, czego szukamy. Przy zakupie segregatorów biurowych, zwróćmy uwagę czy posiadają one na grzbietach specjalne otwory na palce. Ułatwiają one wkładanie i ściąganie segregatorów z półek.