Czego nie wiesz o archiwizacji dokumentów?

W każdej instytucji wytwarza się wiele dokumentów, a tylko niektóre z nich można po prostu wyrzucić. Pozostałe muszą być odpowiednio przechowywane i archiwizowane, a czuwanie nad tym, by przebiegało to prawidłowo, jest obowiązkiem podmiotów, które są autorami dokumentów. Zasady archiwizacji dokumentów trzeba po prostu znać.

Zasady archiwizacji dokumentów. Podstawowe kategorie dokumentacji

Osoby, które zajmują się archiwizacją dokumentów, muszą wiedzieć, do jakiej kategorii zaliczyć dany dokument. Przed każdym klasyfikowaniem pism trzeba zasięgnąć opinii pracownika archiwum państwowego właściwego dla miejsca, w którym prowadzimy firmę. Symbolem „A” oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji, a opatrzone nią druki są przekazywane do właściwego archiwum na wieczyste przechowywanie. Oznacza to, że nigdy nie można ich wyrzucić. Symbole „B” zaś stosuje się podczas archiwizacji dokumentów niearchiwalnych, które trzeba przechowywać tylko przez pewien czas. Przy literze B zawsze zapisuje się cyfrę arabską, która informuje o liczbie lat zarchiwizowania dokumentu. Kiedy ten czas minie, dokumenty, za zgodą archiwum państwowego, można przekazać na makulaturę. Kolejna kategoria to BE i cyfra, co oznacza, że po upływie tego czasu ocenia się wartość archiwalną druków, zaś druki opatrzone sygnaturą Bc mają krótkotrwałe znaczenie praktyczne i gdy przestaną być potrzebne, można je przekazać na makulaturę.

Jak wygląda archiwizacja dokumentów kategorii A?

Materiały archiwalne kategorii A to różnego rodzaju akta i dokumenty, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, korespondencja, mapy i inne dokumenty, także w formie elektronicznej. Mają one znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej, dotyczą działalności Polski, organów państwa, jednostek organizacyjnych czy stosunkach z innymi krajami. Tych dokumentów nie wolno wyrzucać. W każdym przedsiębiorstwie musi znajdować się instrukcja kancelaryjna, w której zapisuje się zasady archiwizacji dokumentów. Najpopularniejszą metodą zapisywania jest system dziennikowy. Każde pismo otrzymuje numer podawczy, który wraz z dwoma ostatnimi cyframi danego roku tworzy numer podawczy. Można także dokonywać rejestracji spraw, czyli sprawę rejestruje się na podstawie pierwszego pisma, które ją rozpoczyna, a kolejne pisma otrzymają ten sam znak, co pierwsze. Obecnie stosuje się także system mieszany, w którym kolejne akty zapisuje się w dzienniku podawczym, a jednocześnie dokonuje się właściwej rejestracji. Dokumenty przekazywane są do archiwum w opisanych teczkach.

Zasady archiwizacji dokumentacji pracowniczej

Pracodawca jest zobowiązany do archiwizacji dokumentów związanych ze stosunkiem pracy, czyli karty ewidencji czasu pracy, imiennej listy wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, karty ewidencyjnej przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację, a także akt osobowych pracowników. Dokumentację pracowniczą, w tym dotyczącą okresów zatrudnienia i wynagrodzenia za pracę, trzeba przechowywać przez 50 lat od dnia, gdy dany człowiek przestał pracować w tej firmie.

Archiwizacja dokumentów to ważny aspekt działalności każdej firmy. Warto dobrze zapoznać się z jej zasadami, by nie narazić się na nieprzyjemne konsekwencje wynikające z łamania prawa.