Od 1 lipca 2016 roku część największych przedsiębiorstw zostało zobligowanych do dostarczania danych do Ministerstwa Finansów w formie jednolitego pliku kontrolnego. Od 2017 roku zobowiązani będą do tego także mali i średni przedsiębiorcy, natomiast mikro przedsiębiorstwa od początku roku 2018. To duże zmiany w polskiej kontroli skarbowej, które mają wpłynąć na usprawnienie procesu kontroli i weryfikacji oraz obniżenie kosztów podczas ich przeprowadzania.
Jednolity plik kontorlny – co to takiego?
Najprościej rzecz ujmując, jest to elektroniczna forma prowadzenia ksiąg podatkowych i dowodów księgowych, przedstawiona w ujednoliconej postaci. Innymi słowami jest to logiczna struktura porządkowania konkretnych informacji w obrębie pliku. Celem wprowadzenia jednolitego pliku kontrolnego jest uproszczenie przekazywania informacji organom podatkowym przez organy gospodarcze. Takie rozwiązanie w formie elektronicznej ma usprawnić oraz skrócić czas całego procesu, równocześnie ograniczając jego koszty. Nowe rozwiązanie obejmuje weryfikację ewidencji podatkowych, ksiąg rachunkowych a także rozliczanie różnego rodzaju podatków. Dzięki tej zmianie wszelkie kontrole skarbowe będą trwały krócej, a w niektórych przypadkach nie będą one w ogóle konieczne. Procedury kontrolne i sprawdzające zostaną ujednolicone, dzięki czemu zarządzanie zespołami odpowiedzialnymi za kontrole stanie się znacznie efektywniejsze.
Struktury jednolitego pliku kontrolnego
Struktura nowego rozwiązania jest dość skomplikowana. Składa się ona z siedmiu struktur, w skład których wchodzą: księgi rachunkowe, wyciągi bankowe, magazyn, ewidencja zakupu i sprzedaży VAT, faktury VAT, podatkowa księga przychodów i rozchodów oraz ewidencja przychodów. W strukturach znajduje się 361 pól obowiązkowych do wypełnienia oraz 190 pól opcjonalnych. To o wiele więcej niż np. przy wypełnianiu standardowej deklaracji VAT. Dokument ustandaryzowany jest wedle schematu XML, dzięki czemu łatwo można go przetwarzać. Pliki przekazuje się organom kontroli skarbowej za pośrednictwem poczty elektronicznej. Wcześniejsza weryfikacja druków papierowych i dokumentów w formacie PDF była o wiele bardziej czasochłonna.
Jednolity plik kontrolny to plik komputerowy, którego forma i struktura została określona przez ministra finansów. Takie rozwiązanie jest wzorowane na doświadczeniach innych państw Unii Europejskiej. Na podobnej zasadzie wprowadzono rozwiązania prawne m.in. w Holandii, Austrii, Niemczech, Portugalii, Słowenii czy Danii.