Archiwizacja dokumentów elektronicznych

W XXI wieku, gdy komputeryzacja postępuje, wiele dokumentów funkcjonuje w formie elektronicznej. Wyciągi z konta, rachunki, umowy i inne ważne pliki przychodzą do nas jako załącznik listu od usługodawcy. Podobnie jest w firmach, które ustawa zobowiązuje do archiwizacji dokumentów. Dotyczy to także dokumentów elektronicznych.

Na czym polega archiwizacja dokumentów elektronicznych?

Pliki elektroniczne podlegają takim samym zasadom archiwizacji jak dokumenty papierowe. Przyjmują je archiwa państwowe. Dokumenty elektroniczne przekazuje się po upływie dziesięciu lat od ich utworzenia. Obowiązkiem archiwum jest bezpieczne i długotrwałe przechowywanie tych pism z poszanowaniem przepisów prawa. Jeśli będzie taka potrzeba, dokumenty muszą być udostępniane, więc archiwum musi je odpowiednio posegregować. Podobnie jak przy przekazywaniu tradycyjnych dokumentów, pliki elektroniczne muszą być odpowiednio uporządkowane. Archiwizacja dokumentów musi przebiegać już w firmie, która je przekazuje. Jeśli nie będziemy już korzystać z tych plików, dobrze je opiszmy i posegregujmy. Dzięki temu przekazywanie ich do archiwum przebiegnie sprawnie, a proces przygotowywania dokumentacji do archiwizacji nie będzie bardzo pracochłonny.

archiwizacja dokumentów
Archiwizacja dokumentów (źródło: http://www.ekoakta.pl/uslugi/1,archiwizacja-dokumentow)

Jak się porządkuje dokumenty elektroniczne?

Zasady porządkowanie dokumentów elektronicznych są zgodne z zapisami artykułu 5 ust. 2a, 2b i 2c Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Zawarte są także w rozporządzeniach MSWiA z 2006 r. oraz w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Znajomość tych zapisów jest obowiązkiem pracowników archiwum, jak i osoby odpowiedzialnej w danej firmie za archiwizację dokumentów.

Archiwizacja dokumentów a system informatyczny

Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE) jest przygotowanym przez Ministerstwo Edukacji i Nauki prototypem archiwum, którego działanie sprawdzano przez kilka lat. Prototyp jest wciąż ulepszany, aby archiwizacja dokumentów przebiegała szybko i sprawnie. Zanim prześlemy dokumenty do archiwum, musimy złożyć wniosek do tejże instytucji. Jeśli zostanie on pozytywnie rozpatrzony, pracownicy archiwum otworzą dla danej instytucji specjalne konto, na którym będą archiwizowane dane. Paczka archiwalna, przesłana w formie nieskompresowanego pliku musi zawierać trzy foldery: dokumenty, metadane (zawiera pliki z metadanymi opisującymi dokumenty elektroniczne, które znajdują się w folderze dokumenty) oraz sprawy (zawiera metadane spraw lub innych grup dokumentów). Dane przekazuje się dobrze opisanym i odpowiednio zabezpieczonym nośniku.

Archiwizacja dokumentów elektronicznych to znak czasu, a chcąc nadążać za zmianami, musimy nauczyć się zasad składowania tego typu dokumentów. Z pewnością zdolny pracownik wszystko odpowiednio opisze i przygotuje zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.